Ambulatori e studi medici non si devono prendere cura solamente dei pazienti. Durante la giornata ci sono molteplici attività di cui tener conto che spaziano dalla logistica all’amministrazione passando per gli impegni di tipo burocratico e legale. Ogni ambulatorio deve prendersi cura anche dei collaboratori e di tutte le attività che sono direttamente correlate alla presenza di risorse umane da formare, motivare e gestire.
Intervenire prima che si verifichi il collo di bottiglia
Ci sono periodi in cui per varie ragioni collaboratori e dipendenti iniziano a soffrire di cali di produttività che comportano un peggioramento delle attività che vanno a condizionare l’intera efficienza dell’ambulatorio. Per arginare questo problema siamo andati alla ricerca di qualche consiglio sul web e ci siamo imbattuti negli interessanti consigli per la gestione di un ambulatorio condivisi da Gipo, azienda specializzata in software e soluzioni per medici, studi professionali e ambulatori. Vediamo quali sono.
Procrastinazione e apatia
Per prima cosa occorre confrontarsi con i problemi di procrastinazione e apatia, aspetti che possono capitare soprattutto nei periodi di maggior stress lavorativo. Quando capi e collaboratori si ritrovano privi di energia, indifferenti verso la mole di cose da fare e l’incapacità di portare a termine le mansioni occorre capire cosa possa aver provocato questo stato condiviso.
Apatia, procrastinazione ma anche burnout ed esaurimento emotivo sono problemi che possono colpire tante categorie professionali tra cui, per l’appunto, quella dei medici. Questo può generare rischi come commettere errori, causare ritardi e sovraccaricare l’intero assetto organizzativo per cui è chiaro che occorre fermarsi e trovare presto una soluzione.
Soluzioni per ridurre i carichi di lavoro: il gestionale
In primo luogo è fondamentale dotare l’ambulatorio o lo studio medico di un software gestionale, l’alleato ideale per ottimizzare tutte quelle mansioni che solitamente vengono svolte manualmente o attraverso processi tradizionali. La forza dei software gestionali risiede proprio nell’ottimizzazione di costi e tempi di lavoro perché riducono i carichi di lavoro liberando i collaboratori di tante incombenze. Sono in grado di gestire sia l’aspetto burocratico che quello finanziario ma anche l’organizzazione delle risorse umane, l’accoglienza e la refertazione dei pazienti e così via.
Uno staff motivato e organizzato
Quando i ritmi sono frenetici lo staff deve essere guidato e motivato per cui è importante suddividere le mansioni scandendo delle priorità giornaliere, settimanali e mensili. Queste mansioni andrebbero valutate in una panoramica d’insieme che ti permetta di controllarne lo stato d’avanzamento.
Mansioni e collaborazione tra persone
Assegnare specifiche mansioni e responsabilizzare i collaboratori attraverso liste di priorità è importantissimo per motivarli e guidarli dal principio alla chiusura della giornata. In altre parole non devono verificarsi sovrapposizioni tra le mansioni e, soprattutto, climi troppo competitivi che possono causare stress e tensione tra i collaboratori.
Infine suggeriamo di gestire anche le relazioni del gruppo di lavoro, creando micro-squadre e turni che favoriscano lo sviluppo di rapporti sani e collaborativi. Ecco perché è importante individuare le qualità di ognuno e abbinarle a quelle del collega più idoneo in modo tale che l’uno compensi l’altro in un piacevole clima collaborativo.
Di tanto in tanto sarà importante anche conoscere i collaboratori fuori dall’ambiente di lavoro organizzando occasioni di team building e di crescita personale che favoriscano la coesione del gruppo sia nei momenti di normalità che in quelli di maggior stress lavorativo.
