Gli addetti del comparto amministrativo sanno bene cosa si intende per busta paga (o prospetto paga), ma certamente un breve recap non guasta. Con tale termine si fa riferimento al documento che viene consegnato ogni mese al dipendente insieme a quanto dovuto dal punto di vista retributivo.
La consegna delle buste paga è soggetta a molteplici compiti e persino obblighi, inclusi quelli che interessano la tutela della privacy della persona. Se non ci si dota degli strumenti opportuni, basta un attimo di disattenzione ed è facile che anche il professionista più esperto e preciso possa commettere delle imprecisioni e degli errori: un’eventualità il più possibile da evitare.
La soluzione ideale è avvalersi di un software elaborazione paghe di ultima generazione, in grado di offrire un supporto a 360° a misura di qualsiasi impresa, sulla base delle specifiche contrattuali dei dipendenti. Vediamo meglio di cosa si tratta e quali sono i benefici.
Buste paga: a chi affidare l’elaborazione? E quali strumenti utilizzare?
Per il conseguimento del prospetto paga appare essenziale possedere le opportune competenze: non è qualcosa che si può improvvisare e richiede una conoscenza approfondita.
Detto ciò, a occuparsene può essere lo stesso datore di lavoro oppure un addetto del reparto contabilità, oltre che naturalmente il commercialista nonché il consulente del lavoro; quest’ultimo si interessa dell’amministrazione delle risorse subordinate parasubordinate di enti e imprese.
In tutti questi casi c’è però una discriminante sul risultato finale che non è legata unicamente al percorso di studi ed esperienziale perpetuato dalla persona che si occupa delle paghe.
A fare la differenza, è anche il tipo di programma che si possiede in dotazione: sussistono standard differenti a seconda che si tratti di un software ad hoc oppure di un programma di uso comune quale Excel. Entriamo nel dettaglio.
Software elaborazione paghe vs Excel
Partiamo da Excel, che è lo strumento attualmente più utilizzato nonostante appaia ormai per molti versi superato. Questo programma permette di:
- scaricare/creare dei modelli ad hoc per i prospetti paga;
- elaborare tabelle dotate di formule nonché funzionalità personalizzate;
- la compilazione dei documenti viene fatta inserendo manualmente i dati all’interno delle caselle.
Probabilmente avrete già intuito da questa breve panoramica qual è il limite di Excel, ovvero l’inserimento di indicazioni e informazioni a mano, non diversamente da quanto avviene quando si utilizza un foglio cartaceo.
Mancando alla base degli automatismi, basta sbagliare una cifra oppure inserire erroneamente una formula che “crolla tutto il castello” e si ottengono inesattezze, imprecisioni ed errori che poi risolvere appare complesso, difficile e problematico.
Un software di elaborazione paghe emerge per il fatto di non avere una situazione di partenza di per sé difficoltosa come quella di Excel, questo perché è stato predisposto appositamente per lo scopo che va ad adempiere.
La compilazione è approntata secondo dinamiche guidate, apparendo semplice e intuitiva, senza che la persona debba avere un elevato livello di conoscenze informatiche: è quindi alla portata di qualsiasi figura vista in precedenza, datore di lavoro incluso.
I dati vengono archiviati in maniera ottimale, risultando fruibili in qualsiasi momento e sempre a portata di mano: cosa che non guasta mai anche in caso di controllo. E sono precisi e affidabili, proprio perché il rischio di errori viene ridotto considerevolmente fin dalle fasi iniziali.
